Wat maakt dat iemand stopt bij een beursstand?

Een paar dagen voordat het IWA World Water Congress & Exhibition in Glasgow van start ging, liep ik al rond in de beurshal. Overal werden stands opgebouwd, schermen geïnstalleerd en de laatste voorbereidingen getroffen. Samen met onze projectmanager voor de beurs was ik erbij om te zien hoe de stand van KWR vorm kreeg.

Na maanden van voorbereidingen, van het ontwerp en de indeling van de stand tot de vormgeving en de content voor de schermen, was het bijzonder om alles samen te zien komen. Het gaf me ook een nieuwe waardering voor hoeveel werk er komt kijken bij een evenement van deze omvang. En een eerste kennismaking met de beroemde Schotse gastvrijheid hielp natuurlijk ook!

Een paar dagen later was de rustige beurshal veranderd in een levendige ontmoetingsplek voor waterprofessionals van over de hele wereld. Als communicatieadviseur merkte ik dat ik op iets specifieks ging letten: wat maakt dat iemand stopt bij een beursstand? En misschien nog wel belangrijker: wat zorgt ervoor dat iemand blijft?

Aandacht trekken is pas het begin

Terwijl ik over de beurs liep, viel het me op hoe verschillend organisaties probeerden bezoekers aan te trekken. Bij sommige stands kon je meedoen aan interactieve quizzen, reactiespelletjes of een draai aan het rad van fortuin geven. Andere organisaties deelden gadgets uit of trokken de aandacht met opvallende beelden. En bij sommige stands liep je juist gemakkelijk voorbij. Niet per se omdat ze minder interessante verhalen te vertellen hadden, maar omdat er weinig was dat uitnodigde om even stil te staan en verder te kijken.

Het zette me aan het denken over hoe we communicatie op beurzen aanpakken. We besteden veel tijd aan de vraag wat we mensen willen vertellen, maar minstens zo belangrijk is misschien wel wat we willen dat mensen doen. Wat zorgt ervoor dat iemand stopt, meedoet aan een activiteit of een gesprek begint? En hoe maak je die eerste stap zo laagdrempelig mogelijk? Want aandacht trekken is één ding. Ervoor zorgen dat daar ook echt contact uit ontstaat, is iets anders.

Bij de KWR & Friends-stand bleken verse koffie en Nederlandse stroopwafels goede gespreksstarters. We hadden daarnaast een open, informele plek gecreëerd waar bezoekers konden zitten, hun telefoon opladen of even bijpraten met collega’s. Voor wie meer informatie zocht, waren er programmaboekjes met een overzicht van de sessies waaraan KWR-collega’s deelnamen en touchscreens waarop bezoekers meer konden ontdekken over ons onderzoek. Sommige bezoekers kwamen voor een gesprek, anderen zochten gericht naar informatie en weer anderen werden nieuwsgierig door iets wat hun aandacht trok.

Een van mijn favoriete voorbeelden daarvan was Water Mind, een woordraadspel geïnspireerd op Lingo en Wordle, dat op de achterwand van onze stand te spelen was. Zodra iemand begon te spelen, bleven er vaak anderen staan om mee te kijken, woorden te roepen of zelf mee te doen. Soms hadden ze nog nooit van KWR gehoord. Wat ik zo leuk vond aan het spel, was hoe vanzelfsprekend het mensen bij elkaar bracht. Het gaf bezoekers een aanleiding om met elkaar in contact te komen, zonder dat ze eerst een reden hoefden te bedenken om iemand aan te spreken. Van daaruit ontstonden regelmatig gesprekken over iemands werk, gedeelde uitdagingen of het onderzoek van KWR.

Iets vergelijkbaars zagen we tijdens onze interactieve lunchactiviteiten, waarbij serieuze watervraagstukken aan bod kwamen via spellen en actieve deelname van het publiek. Bezoekers konden tijdens hun lunch meedoen, of gewoon even blijven staan om te kijken. De activiteiten trokken nieuwsgierige bezoekers en lieten zien hoe een speelse aanpak complexe onderwerpen toegankelijker kan maken en mensen uitnodigt om met elkaar van gedachten te wisselen.

Een plek om elkaar te ontmoeten, bij te praten en verder te komen

Natuurlijk had niet iedereen een spelletje of stroopwafel nodig om naar onze stand te komen. Veel bezoekers waren juist op zoek naar een specifieke KWR-onderzoeker, wilden iemand weer eens spreken of een gesprek voortzetten dat eerder die week was begonnen. Gedurende het congres zag ik mensen terugkomen, collega’s aan elkaar voorstellen of aanschuiven voor een informeel gesprek. De stand werd ook een ontmoetingsplek voor jonge waterprofessionals van Nederlandse drinkwaterbedrijven.

Wat mij opviel, was hoeveel verschillende functies dezelfde plek kon hebben. Voor de één was het een eerste kennismaking met KWR, terwijl anderen er bijpraatten met bestaande partners of mogelijkheden voor toekomstige samenwerking verkenden.

En soms leidde zo’n gesprek ook echt tot een volgende stap. Een collega vertelde me een voorbeeld dat me is bijgebleven. Ze was al een tijd bezig om nog een drinkwaterbedrijf te betrekken bij een onderzoeksproject. Negen bedrijven deden al mee, maar ondanks meerdere e-mails was het nog niet gelukt om het tiende bedrijf aan te laten sluiten. Tijdens IWA ontmoette ze iemand van dat bedrijf persoonlijk. Ze raakten aan de praat en uiteindelijk sloot ook de tiende partner zich aan. Wat via e-mail maar niet van de grond kwam, lukte wel tijdens een persoonlijk gesprek.

Meer dan een plek om onderzoek te presenteren

Als ik terugkijk, vond ik het niet alleen bijzonder om onze stand na maanden van voorbereiding tot leven te zien komen, maar vooral om te zien wat er vervolgens gebeurde. Van spontane potjes Water Mind en interactieve lunchactiviteiten tot gesprekken die de deur openden naar nieuwe samenwerkingen. Glasgow liet me opnieuw zien dat een goede beursstand meer is dan een plek waar je als organisatie laat zien wat je te bieden hebt. Het is ook een plek die uitnodigt om mee te doen, ideeën uit te wisselen en contacten te leggen die anders misschien niet waren ontstaan Want mensen naar je stand trekken is één ding. Ervoor zorgen dat ze blijven, met elkaar in gesprek gaan en nog eens terugkomen, dát maakt het interessant.