project

Systematieken in gebiedsprocessen

Expert(s):
dr. Emmy Bergsma, Bart Schalkwijk MSc

  • Startdatum
    01 feb 2016
  • Einddatum
    01 feb 2017
  • Opdrachtgever
    BTO
  • samenwerkingspartner(s)

Ruimte in Nederland is schaars en verantwoordelijkheden voor het beheer van de openbare ruimte liggen vaak decentraal. Dat betekent dat bij gebiedsprocessen – het maken van afspraken over het gebruik van de openbare ruimte – veel verschillende partijen en belanghebbenden betrokken zijn. Die partijen noemen we de gebiedspartners. Ook drinkwaterbedrijven zijn in veel gebiedsprocessen gebiedspartners: zij hebben de ruimte nodig om hun doelen te realiseren, bijvoorbeeld om hun bronnen te beschermen. Binnen het collectieve onderzoek voor de waterbedrijven (BTO) is daarom een conceptueel model ontwikkeld dat drinkwaterbedrijven helpt om hun omgevingsmanagement (de manier waarop zij handelen in gebiedsprocessen) beter te structureren.

Het model richt zich op vier belangrijke onderdelen van omgevingsmanagement:

  1. Interne organisatie: filosofie, beleid en structuur
  2. Contextanalyse: proces verkennen en eigen rol kiezen
  3. Handelen in de omgeving: contacten vastleggen en onderhouden, ervaringen delen
  4. Reflectie op handelen, filosofie en leervermogen om omgevingsmanagement te verbeteren

Een gestructureerde aanpak voor gebiedsprocessen

Klik op de nummers in de afbeelding voor een toelichting op de onderdelen. Uitgebreidere informatie is te vinden in het onderzoeksrapport .

Een gestructureerde aanpak voor gebiedsprocessen
1
2
3
4

1. Interne organisatie

Organisaties, zoals drinkwaterbedrijven, hebben hun interne bedrijfsvoering zelf volledig onder controle en daarmee ook de manier waarop ze omgevingsmanagement vormgeven. Zij kunnen daarin dus voor de lange termijn een aanpak vastleggen. Daarbij zijn twee onderdelen belangrijk:

1. Overkoepelende filosofie

Omgevingsmanagement raakt veel verschillende lagen van een organisatie, van planning en uitvoering van projecten tot administratie en communicatie. Door een overkoepelende filosofie voor omgevingsmanagement te ontwikkelen, kunnen drinkwaterbedrijven sturing geven aan de verschillende omgevingsactiviteiten binnen hun gelederen. Bovendien helpt een filosofie drinkwaterbedrijven met één stem naar buiten te treden tijdens gebiedsprocessen. Bruikbare filosofieën op omgevingsmanagement zijn strategisch omgevingsmanagement (vroegtijdige en structurele samenwerkingsrelaties opbouwen), de zelflerende organisatie (omgevingsmanagement inrichten op basis van wat “werkt” in de praktijk) en gecoördineerd handelen (het ontwikkelen van één centrale visie met kernwaarden op omgevingsmanagement).

1. Intern beleid en structuur

Op basis van de gekozen overkoepelende filosofie kan een drinkwaterbedrijf zijn interne beleid en de bedrijfsstructuur vormgeven. Specifiek beleid op omgevingsmanagement zorgt voor de benodigde menskracht, financiële middelen en kennis. Voor goed omgevingsmanagement is het ook belangrijk goede relaties op te zetten tussen de verschillende afdelingen die met omgevingsmanagement te maken hebben.

2. Contextanalyse

Per gebiedsproces moet een drinkwaterbedrijf een strategie bepalen. Dat vraagt om een contextanalyse: een voorverkenning van het gebiedsproces en een keuze voor de rol die het drinkwaterbedrijf in dit gebiedsproces wil aannemen. De contextanalyse kan als vaste stap worden geïntegreerd in het omgevingsbeleid, maar de invulling van die stap varieert met het type gebiedsproces: complexe processen vragen om een uitgebreidere voorverkenning dan eenvoudige processen.

2. Voorverkenning

Via een voorverkenning wordt de context van het gebiedsproces in kaart gebracht. Wat is de aanleiding voor het proces? Lag het initiatief bij het waterbedrijf of bij een andere partij? Wat is de prioriteit van het gebiedsproces: raakt het aan een primaire of secundaire asset van het drinkwaterbedrijf? Wie zijn de gebiedspartners en wat zijn hun belangen? Zo ontstaat inzicht in de omvang en complexiteit van het proces

2. Rolbepaling

Op basis van de voorverkenning kan het drinkwaterbedrijf beslissen welke rol het wil aannemen in het gebiedsproces. In een voorloper van dit project (BTO 2014.064) zijn vier rollen onderscheiden: de etnocentrist (minimalistisch en risicomijdend), de gelegenheidspartner (aansluiting bij bestaand proces als kansen zich aandienen), de waterinteractor (processtrekker bij kansrijke projecten) en de ondernemer (zoekt actief kansen op).

3. Handelen in de omgeving

Hoe (de omgevingsmanager van) het drinkwaterbedrijf handelt tijdens een gebiedsproces is niet vooraf te structureren, omdat het handelen steeds wordt afgestemd op de veranderende omstandigheden en de contacten met de gebiedspartners. Individuele omgevingsmanagers bouwen zo kennis en ervaring op. Het is belangrijk dat zij de contacten die zij hebben gelegd vastleggen en onderhouden en de opgedane ervaringen delen binnen hun bedrijf, zodat de ervaring bijdraagt aan structuur voor toekomstige gebiedsprocessen.

3. Contacten vastleggen

Om te kunnen voortbouwen op bestaande gebiedscontacten, kunnen deze contacten worden vastgelegd in een Customer Relationship Management (CRM) systeem. Dit vraagt grote investeringen, in geld en vooral in tijd, maar biedt het voordeel van inzicht in de actuele relatie met gebiedspartners en de mogelijkheid het eigen handelen daarop effectief af te stemmen.

3. Contacten onderhouden

De relatie met vaste gebiedspartners (partijen die het drinkwaterbedrijf vaker tegenkomt in gebiedsprocessen) kan ook “over gebiedsprocessen heen” worden onderhouden. Zo blijven gebiedspartners op de hoogte van elkaars belangen, en kunnen conflicten en mogelijkheden tot samenwerking in een vroeg stadium worden herkend en aangepakt. Elke omgevingsmanager kan bijvoorbeeld een aantal vaste contacten onderhouden, maar het is ook een optie om met (bepaalde) gebiedspartners doorlopende overlegstructuren op te zetten.

3. Ervaringen verzamelen

Een drinkwaterbedrijf kan ervaringen opgedaan met omgevingsmanagement verzamelen om meer structuur aan te brengen in het handelen in gebiedsprocessen. Deze ervaringen kunnen worden vastgelegd op papier (bv. een handboek voor omgevingsmanagement met do’s en don’ts) of mondeling worden uitgewisseld en besproken (bv. als vast punt op vergaderingen).

4. Reflectie op handelen

Gebiedsprocessen zijn dynamisch en kunnen onderling sterk verschillen in tijd, omvang en focus. Het is zinvol om tijdens en/of na een gebiedsproces terug te kijken op het eigen handelen en hieruit lessen te trekken voor de toekomst. Deze reflectie kan plaatsvinden op drie niveaus: het handelen in gebiedsprocessen, de gekozen filosofie en het leervermogen van de organisatie. Het is belangrijk om de conclusies uit de reflecties te gebruiken om het eigen omgevingsmanagement te versterken.

4. Reflectie op het handelen in gebiedsprocessen

Bij reflectie op het handelen in gebiedsprocessen staat het oplossen van problemen centraal. Deze vorm van reflectie is vooral belangrijk wanneer het “normale” handelen van een drinkwaterbedrijf in een gebiedsproces niet meer volstaat om de doelen die het drinkwaterbedrijf zich stelt te behalen. Een omgevingsmanager kan het eigen handelen op basis van deze reflectie zo nodig aanpassen, bijvoorbeeld via de Deming-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Deze tool is ook te gebruiken om te reflecteren op de gekozen rol en strategiebepaling.

4. Reflectie op de filosofie

Reflectie op de filosofie draait om de aannames en doelen die schuilgaan achter de gekozen filosofie en strategie op omgevingsmanagement. In hoeverre past de filosofie nog bij het type gebiedsprocessen waar het drinkwaterbedrijf mee te maken heeft? Sluiten het personeelsbeleid en de interne organisatiestructuur hier nog op aan?

4. Reflectie op leervermogen

Bij reflectie op het leervermogen gaat het om het optimaliseren van het leervermogen binnen het drinkwaterbedrijf. Hoe zorg je er voor dat reflectie en leren een voortdurend en structureel onderdeel is van de bedrijfsvoering op omgevingsmanagement?